Für Datenschutzteams

Welche Angaben dürfen in die Antwort?

Der Kundenservice möchte eine Beschwerde intern weitergeben. Die E-Mail-Adresse ist erkannt. Eine interne Vorgangsnummer steht noch im Text. An dieser Stelle braucht es Ihre Entscheidung.

Eine Kopie selbst prüfen →Zum Branchenbeispiel ↓

Die E-Mail-Adresse ist durch [E-MAIL] ersetzt. Die Vorgangsnummer 7781 2290 ist weiterhin lesbar und als offen markiert. — Über die interne Nummer könnte der Empfänger die Beschwerde weiterhin einer Person zuordnen.

Erfundenes Praxisbeispiel

Ein Paket fehlt. Wer darf die Vorgangsnummer sehen?

Ursprünglicher Auszug

„Mein Paket fehlt. Schreiben Sie an postfach@example.invalid.“
Interner Verweis 7781 2290.

Nach der Erkennung

„Mein Paket fehlt. Schreiben Sie an [E-MAIL].“
Interner Verweis 7781 2290. Diese Nummer braucht eine Entscheidung Ihres Teams.

Was prüfen Sie vor der Freigabe?

Welche Stelle war gemeint?

Prüfen Sie die erkannte Angabe im Kontext des Originals. Auch ein zu großzügiger Treffer lässt sich korrigieren.

Welche Fassung gilt?

Korrekturen sind mit Ausgangsversion, neuer Ausgabe und Prüfsummen verknüpft. Sie können nachvollziehen, welche Fassung nach einer Korrektur entstanden ist.

Welche Angaben könnten jemanden erkennbar machen?

Eine freie Vorgangsnummer oder eine seltene Rollenbezeichnung kann eine Person identifizierbar machen. Nehmen Sie solche Fälle in die Prüfung auf.

Wird aus einem Hinweis automatisch ein Trainingsbeispiel?

Eine Rückmeldung dient zuerst der Fallbearbeitung in Ihrem Unternehmen. Eine allgemeine Trainingsfreigabe erfolgt gesondert, freiwillig und für ein konkretes Beispiel.

Datennutzung und Aufbewahrung →

Gemessene Schutzlücken nachvollziehen →